Marie, secrétaire de mairie

La secrétaire générale de mairie est le bras droit du maire dans la gestion administrative de la commune. Je supervise les services municipaux, prépare les conseils municipaux, veille à l’application des décisions, gère les ressources humaines et assure le bon fonctionnement quotidien de la mairie.

 

Mes missions sont très variées :

• j’assure la gestion administrative générale,
• je prépare les conseils municipaux,
• je rédige les actes officiels et veille à leur conformité juridique.
• Je joue également un rôle clé dans la gestion des ressources humaines, encadrant les agents municipaux et m’occupant du suivi des carrières, des paies ou des formations.
• Sur le plan financier, je participe à l’élaboration du budget communal, suit son exécution et veille au respect des règles comptables et des marchés publics.
• En parallèle, je coordonne les services municipaux, veille à la qualité des services rendus aux habitants, gère les démarches d’état civil et l’organisation des élections. Enfin, je suis un appui constant au maire et aux élus, les conseillant sur les décisions à prendre et assurant la mise en œuvre concrète des projets municipaux. Ce poste exige donc rigueur, polyvalence et sens du service public.

Forte d’une carrière riche et diversifiée, j’ai débuté dans l’armée de l’air en tant que fusilier commando, un rôle exigeant où discipline, rigueur et esprit d’équipe étaient primordiaux. Pendant 5 ans, j’y ai développé une grande capacité d’adaptation, le sens des responsabilités et la gestion du stress en situations sensibles.

Par la suite, j’ai évolué vers le secteur administratif, occupant pendant près de 15 ans différents postes de secrétaire médicale et secrétaire commerciale. Cette période m’a permis d’acquérir une solide expérience en gestion administrative, relation client/patient, organisation et communication.

Depuis une quinzaine d’années, je suis secrétaire de mairie, un poste polyvalent au cœur de la vie communale, alliant accueil du public, gestion des dossiers administratifs, suivi des délibérations, urbanisme, finances et ressources humaines. Ce rôle renforce quotidiennement mes compétences en autonomie, polyvalence, discrétion et sens du service public.

Horaires : 9h00 à 17h00 en continu

🕘 9h00 – Ouverture : Mise en route du matériel, lecture des mails et du courrier. Organisation des priorités de la journée.

🕤 9h30 à 12h30 – Accueil et démarches : Accueil des administrés : état civil, urbanisme, infos diverses. Téléphone, mails, et gestion simultanée des demandes. Traitement de courriers, réponses aux demandes administratives.

🕐 12h30 à 14h00 – Travail de fond : Saisie comptable, factures, préparation budgétaire. Rédaction de documents : arrêtés, convocations, comptes rendus. Suivi des projets ou dossiers en lien avec les partenaires.

🕑 14h00 à 17h00 – Accueil et clôture : Derniers accueils spontanés, dépôt/retrait de documents. Clôture administrative : rangement, sauvegardes, planification du lendemain.

🎯 Particularités : je suis seule en poste, j’assure la gestion totale de la mairie. J’ai un contact permanent avec le public. J’ai des missions variées : accueil, administratif, comptabilité, technique.

Mes compétences : 

1. Maîtrise du droit public et de la gestion administrative : connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, maîtrise des procédures administratives, budgétaires et juridiques
2. Gestion des ressources humaines : encadrement des agents municipaux, organisation du travail et gestion des conflits
3. Gestion financière et budgétaire : élaboration et suivi du budget communal, passation des marchés publics
4. Polyvalence administrative : état civil, urbanisme, élections, comptabilité, secrétariat du maire, etc.
5. Communication et relations avec le public : accueil, information, gestion des demandes des administrés
6. Maîtrise des outils informatiques : logiciels de gestion communale (ex. : Berger-Levrault, Ciril, etc.), bureautique (Word, Excel, messagerie, etc.)

Mes qualités personnelles : 

1. Rigueur et sens de l’organisation
2. Discrétion professionnelle et confidentialité
3. Sens du service public
4. Capacité d’adaptation et réactivité
5. Autonomie et sens des responsabilités
6. Qualités relationnelles : écoute, diplomatie, pédagogie
7. Capacité à travailler en équipe : avec le maire, les élus et les agents 

Passionnée par mon métier de secrétaire de mairie, j’ai souhaité devenir ambassadrice pour partager cette expérience avec toutes celles et ceux qui souhaitent mieux connaître ce rôle souvent méconnu mais essentiel au bon fonctionnement de nos collectivités.

Être secrétaire de mairie, c’est bien plus qu’un poste administratif : c’est un véritable engagement au service des habitants, un lien entre les élus et la population, et une mission qui demande rigueur, polyvalence et écoute.

À travers mon engagement, je souhaite valoriser ce métier, transmettre ma passion, et encourager ceux qui se questionnent à découvrir cette voie professionnelle riche de sens.
Je suis convaincue que mieux faire connaître ce métier, c’est aussi contribuer à renforcer la qualité de nos services publics locaux. 

Un jour, un monsieur arrive à la mairie, furax, valises à la main. Il claque la porte, il souffle, il râle… et il déclare d’un ton sec : « C’est fini ! Je quitte ma femme ! Emmenez-moi à la gare. » Nous (un peu pris de court) pensions qu’il venait pour une déclaration, un papier, une plainte… Mais non, ce monsieur pensait que la mairie faisait aussi service de navette pour les cœurs brisés. On a failli appeler la SNCF pour savoir s’il y avait une ligne directe mariage râté– nouvelle vie !

Si vous étiez…

>un animal : un hibou, sage et observateur, qui garde tout sous contrôle avec calme et précision

>une couleur : bleu, une couleur qui inspire la confiance, la stabilité, le calme et le sérieux, tout en étant apaisante et professionnelle

>un département de la Région : La Dordogne, c’est un territoire riche en histoire, patrimoine et nature, où la tradition rencontre la gestion minutieuse.

>un objet : un stylo plume, parce que c’est un objet à la fois classique et essentiel qui symbolise la rigueur administrative, la prise de notes attentive, les signatures officielles, et tout le travail de paperasse qui fait le quotidien d’un secrétaire de mairie.